Das Onboarding bei Kaufland e-commerce verläuft komplett digital. So können wir neue Kolleginnen und Kollegen in ganz Deutschland einstellen. Je nach Team erfolgt die Einarbeitung individuell – was aber für alle neuen KECse gleich ist: Der Welcome Day. Wir stellen dir unser Onboarding im Folgenden genauer vor.
Vom Vorstellungsgespräch bis zum Day One: Komplett digital
Seit März 2020 findet unser Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter online statt. Vom Vorstellungsgespräch über den Welcome Day bis hin zur Einarbeitung im Team – jede einzelne Etappe ist für deinen Einstieg bei uns in digitaler Form ausgestaltet. Solltest du und deine Führungskraft oder eine Person aus deinem Team in der Nähe eines unserer Büros wohnen, ist ein persönliches Treffen vor Ort ebenfalls möglich.
Das digitale Onboarding beginnt schon mit der Bewerbung, denn auch dein Vorstellungsgespräch findet in Form eines Videomeetings statt. Als nächste Schritte folgen:
- Deine digitale Vertragsunterschrift.
- Wir befragen dich im Vorfeld zu deinem Ausstattungsbedarf für den flexiblen Arbeitsplatz (Laptop, Bildschirm, etc.), sodass du deine Hardware rechtzeitig für deinen Day 1 zugeschickt bekommst oder in unserem Office abholen kannst. Solltest du erst später feststellen, dass dir noch etwas fehlt, kannst du das natürlich jederzeit bei unserer IT-Abteilung nachbestellen.
- Deine neue Führungskraft organisiert einen Buddy aus deinem Team für dich. Er hilft dir bei der Orientierung und steht dir in den ersten drei Monaten bei all deinen Fragen zur Seite.
Kristina (Tech Recruiterin) erzählt uns:
Es ist alles super organisiert. Die Technik kommt rechtzeitig an und man muss eigentlich nur seinen Laptop aufklappen, sich in Teams einloggen und von da an wird man an die Hand genommen.
Du willst mehr über unser Buddy-Programm erfahren?
Unser Buddy-Programm: Newbies bekommen ein Mitglied aus ihrem Team zur Seite gestellt, welches ihnen alle Prozesse im Unternehmen erklärt und jegliche Fragen beantworten kann. Außerdem hilft das Programm bereits bestehenden Mitarbeitern, bei der Unternehmensentwicklung mitzuwirken und ihre Mentorfähigkeiten zu erweitern.
Wir stellen dir unser Unternehmen vor: Der Welcome Day
Unser Welcome Day findet in der Regel am 1. sowie 15. jedes Monats statt, also dann, wenn die Newbies bei uns starten. Der „große” Welcome Day ist der am 1. des Monats und dauert circa 3 Stunden. Da auch einige Mitarbeiter in der Mitte des Monats beginnen, gibt es hier einen kleineren Welcome Day, der circa eine Stunde dauert.
Doch wie läuft der Welcome Day ab? Via MS-Teams kommen alle neuen Kollegen zusammen.
Teil 1:
Zu Beginn hält ein Mitglied der Geschäftsführerebene eine Präsentation über Kaufland e-commerce, in der unser Unternehmen, unsere Ziele, unsere Kultur und weitere Informationen vorgestellt werden. Hier kannst du all deine Fragen stellen, die du rund um Kaufland e-commerce hast.
Teil 2:
Es folgt eine Networking-Session, in welcher die Newbies sich in Breakout-Sessions besser kennenlernen können.
Die Technik wurde perfekt ausgenutzt. Dank Teams wurden kleine Kennenlern-Runden (Breakout-Sessions) gebildet, bei denen wir auch im kleinen Kreis miteinander reden konnten. Gerade das fand ich gut, denn im großen Kreis mit allen Newbies ist man ja vielleicht doch anfänglich auch etwas schüchtern, so Kristina.
Teil 3:
Nun klärt ein Mitglied aus der HR-Abteilung über die allgemeinen Unternehmensinformationen wie Kernarbeitszeit, Abwesenheitsregelungen, nützliche Tools und Benefits auf und gibt euch kurze Infos zu unseren Office Locations. Hier hast du die Möglichkeit, all deine Fragen zu stellen.
Teil 4:
Jetzt geht es ans Technische – sollten wider Erwarten Probleme beim Einrichten deiner Hardware entstanden sein, steht dir unser IT-Support ad-hoc und im persönlichen Austausch zur Seite.
Nele erinnert sich noch an ihren Welcome Day: „Man hatte immer das Gefühl, dass man alles fragen kann, und so fühlte ich mich einfach gut aufgehoben und willkommen.“
Unsere HR-Kollegin Sandra organisiert den Welcome Day aktuell:
Mir macht es großen Spaß, die Möglichkeit zu haben, alle neuen Kollegen abteilungsübergreifend kennenzulernen. Ich versetze mich immer in die Lage, wie es für mich selbst war, neu bei KEC anzufangen und welche Informationen für mich wichtig waren, beziehungsweise welche Unsicherheiten es gegebenenfalls gibt. Je nachdem aus was für einem Unternehmen/einer Branche man kommt oder ob es der erste richtige Job ist, hat man unterschiedliche Erwartungen oder Fragen. Ich versuche mein Bestes, alle abzuholen und sie auf einen gleichen Informationstand zu bringen. Und natürlich auch die Aufregung zu nehmen, die man am ersten Arbeitstag im neuen Job hat. Wenn sich alle wohlfühlen und die Infos erhalten, die sie brauchen, bin ich zufrieden. 🙂
Sandra, HR Business Partner Tech & Product
So geht es an deinem ersten Tag weiter
Nach dem Welcome Day, der in der Regel gegen 12 Uhr endet, ist erstmal Mittagspause angesagt. Um 14 Uhr findet dann deine erste Schulung (im Selbststudium über unsere neue E-Learning-Plattform) zum Thema Arbeitssicherheit statt, sie ist verpflichtend für alle Mitarbeiter, bevor sie mit ihrer Arbeit bei Kaufland e-commerce beginnen. Danach geht das individuelle Onboarding mit deinem neuen Team und deinem Team Lead los. Dies kann jedes Team selbst gestalten und dauert in der Regel einige Wochen.
Trainings und Schulungen: Dein erster Monat bei Kaufland e-commerce
Zur Einarbeitung und Orientierung in unterschiedlichen Themengebieten wie Kartellrecht und Datenschutz, Feedback oder Information Security erhältst du während deiner ersten Wochen bei Kaufland e-commerce unterschiedliche Schulungen und Trainings.
Die allgemeinen Schulungen waren sehr umfangreich und haben einen guten Rundumschlag über alle Abteilungen geboten. Man bekommt exklusives Hintergrundwissen darüber, wie ein Marktplatz funktioniert. Außerdem konnte man dadurch bereits Kontakte knüpfen, erzählt Nele (Senior Event Managerin, national/international).
Doch deine ersten Wochen bestehen nicht nur aus Lernen – nach deinem ersten Monat veranstaltet unser HR eine virtual Newbie Coffee Break. Hier kannst du dich mit den Newbies, die du bereits am Welcome Day kennengelernt hast, erneut austauschen und über eure Erfahrungen der Anfangsphase sprechen.
Die Chancen und Herausforderungen des digitalen Onboardings
Im Vergleich zum Onboarding vor Ort birgt die digitale Form sowohl Vorzüge als auch Herausforderungen. Nele empfand es beispielsweise als angenehm, dass sie sich für den ersten Tag nicht auch noch Gedanken über den Arbeitsweg machen musste. Auch Kristina war erleichtert, dass der Pendelstress wegfiel und sie entspannt von zu Hause aus starten konnte.
„Per Video ist es natürlich immer etwas schwieriger, authentisch rüberzukommen als wenn man sich tatsächlich begegnet“, erzählt Nele. „Es gehen zwangsläufig Emotionen verloren und auch das typische Pausengespräch auf dem Weg zur Kaffeemaschine im Büro findet nicht statt. Aber dafür gab es kurze digitale Kaffeepausen, in denen man sich austauschen und Kontakte knüpfen konnte“, erzählt sie weiter. „Das Soziale muss weiterhin gepflegt werden und das wird auch im Unternehmen gefördert. So habe ich mich stets willkommen und wohl gefühlt und ich hatte nicht das Gefühl, etwas verpasst zu haben.“
So fühlt sich das digitale Onboarding an
Kristina war vorher in einem anderen Unternehmen für das Onboarding verantwortlich und schildert uns mit diesem fachlichen Blick ihre Erfahrung beim digitalen Onboarding: „Es hat unglaublich gut funktioniert, denn die Umsetzung lief perfekt! Jeder hat sich viel Zeit genommen und alles, was man von einem regulären Start-Tag erwarten würde, hatte man auch digital. Ich hatte das Gefühl, dass in diesem Onboarding Prozess allen Kollegen bewusst war, welche Dinge fehlen könnten. Daher wurden digitale Möglichkeiten geschaffen, die trotzdem einen persönlichen Austausch gewährleisten, ohne, dass es seltsam wird. Ich habe einen so guten Eindruck vom Unternehmen und der Art und Weise, wie miteinander umgegangen wird, bekommen, dass es ein perfekter Start für mich war.“
Unsere Newbie-Tipps für das digitale Onboarding
Kristina und Nele haben ein paar Tipps für unsere Newbies zusammengetragen, die vor dem digitalen Onboarding stehen:
– Macht euch keine Sorgen, es ist alles perfekt organisiert!
– Seid neugierig und authentisch und lasst euch von der Kamera nicht abschrecken!
– Fragt immer direkt nach, wenn Unsicherheiten bestehen!
– Tauscht euch auch nach dem Onboarding mit anderen Newbies aus!
– Trefft euch weiterhin zum digitalen Kaffee!